Yksinkertaista ja helppoa taloushallintoa pienyrityksille
Yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertainen ja selkeä kirjanpitomenetelmä, joka sopii erityisesti pienille yrityksille ja yksinyrittäjille, kuten toiminimiyrittäjille. Tämä menetelmä eroaa kahdenkertaisesta kirjanpidosta, joka on yleisemmin käytössä suuremmissa yrityksissä. Yhdenkertainen kirjanpito tarjoaa kevyemmän ja vähemmän monimutkaisen tavan seurata yrityksen tuloja ja menoja. Tässä blogissa käymme läpi, mitä yhdenkertainen kirjanpito sisältää, millaisille yrityksille se soveltuu ja miten sitä käytännössä toteutetaan.
Mikä on yhdenkertainen kirjanpito?
Yhdenkertainen kirjanpito on menetelmä, jossa kaikki yrityksen tulot ja menot kirjataan vain yhdelle tilille ilman monimutkaista tilirakennetta. Toisin kuin kahdenkertaisessa kirjanpidossa, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle eri tilille (veloituksena ja hyvityksenä), yhdenkertainen kirjanpito keskittyy pelkästään liiketapahtumien perusmerkintöihin. Tämä tarkoittaa, että yrityksen kassavirta ja yksinkertainen taloudellinen tilanne on helposti hahmotettavissa ilman monimutkaisia siirtoja.
Esimerkiksi, jos yritys tekee myyntiä, tulo kirjataan yhteen kohtaan tulona. Samoin ostot ja kulut merkitään yhteen paikkaan menoina. Tämä yksinkertaistettu menetelmä tekee yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävän yrityksen taloushallinnosta selkeämpää ja nopeampaa, erityisesti, jos yrityksellä on rajallinen määrä liiketapahtumia kuukaudessa.
Kenelle yhdenkertainen kirjanpito soveltuu?
Yhdenkertainen kirjanpito sopii erityisesti pienille yrityksille ja yksinyrittäjille, jotka eivät ole tilinpäätösvelvollisia. Suomessa esimerkiksi toiminimiyrittäjät ja ammatinharjoittajat voivat useimmiten hyödyntää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunhan heidän liiketoimintansa täyttää tietyt kriteerit. Jos yrityksen liikevaihto on alle 200 000 euroa ja yritys ei ole tilinpäätösvelvollinen, yhdenkertainen kirjanpito voi olla riittävä tapa hoitaa yrityksen talouden seuranta. Tarkempia ohjeita ja raja-arvoja löytyy Verohallinnon sivuilta Verohallinto – Kirjanpito-ohjeet.
Yhdenkertainen kirjanpito ja sen tärkeimmät periaatteet
Yhdenkertainen kirjanpito perustuu maksuperusteiseen kirjanpitoon, mikä tarkoittaa, että tulot ja menot kirjataan silloin, kun raha oikeasti liikkuu. Esimerkiksi myyntitapahtuma kirjataan vasta, kun asiakas maksaa laskun, ja ostot kirjataan, kun maksusuoritus on tehty. Tämä tekee yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävien yritysten taloudesta suoraviivaisempaa ja tarjoaa reaaliaikaisemman kuvan kassavirrasta.
Yhdenkertainen kirjanpito sisältää seuraavat keskeiset elementit:
- Tulojen ja menojen kirjaaminen: Kaikki yrityksen tulot ja menot kirjataan erikseen, mutta niitä ei jaotella kahdelle tilille kuten kahdenkertaisessa kirjanpidossa.
- Tositteet: Jokaisesta tapahtumasta on oltava tosite (esim. kuitti tai lasku), joka toimii dokumentaationa ja todistaa tapahtuman.
- Kassaperusteisuus: Kaikki tapahtumat kirjataan siinä vaiheessa, kun maksut suoritetaan tai vastaanotetaan.
Yhdenkertainen vs. kahdenkertainen kirjanpito – mikä ero?
Kahdenkertainen kirjanpito eroaa yhdenkertaista kirjanpidosta siten, että siinä jokainen liiketapahtuma kirjataan kahteen eri tilikirjaan, eli veloituksena ja hyvityksenä. Tämä menetelmä on hyödyllinen suurille yrityksille, jotka tarvitsevat tarkempaa seurantaa ja raportointia, mutta se on monimutkaisempi toteuttaa ja hallita.
Yhdenkertainen kirjanpito on toisaalta yksinkertainen ja helppo tapauskohtaisessa kirjanpidossa, jossa kirjausketju pysyy lyhyenä ja selkeänä. Kahdenkertaista kirjanpitoa pidetään kuitenkin täsmällisempänä, ja se antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, koska se ottaa huomioon sekä varat että velat erikseen.
Mitä hyötyä yhdenkertainen kirjanpito tarjoaa?
Yhdenkertainen kirjanpito tarjoaa monia etuja erityisesti pienille yrityksille ja yksinyrittäjille. Tässä muutamia merkittäviä etuja:
- Ajansäästö: Yksinkertainen kirjanpitomalli on nopea ja helppo toteuttaa, mikä säästää yrittäjän aikaa.
- Alhaisemmat kustannukset: Yhdenkertaista kirjanpitoa on mahdollista hoitaa ilman ulkopuolista kirjanpitäjää, mikä voi vähentää taloushallinnon kustannuksia.
- Selkeys ja helppous: Yhdenkertainen kirjanpito on selkeä ja helppo ymmärtää, mikä tekee siitä ihanteellisen pienyrityksille, joilla ei ole monimutkaisia talousprosesseja.
Käytännön vinkkejä yhdenkertaiseen kirjanpitoon
Yhdenkertainen kirjanpito onnistuu vaivattomasti, kun pitää muutaman perusperiaatteen mielessä. Seuraavassa vinkkejä, joiden avulla kirjanpidon hoitaminen sujuu mahdollisimman sujuvasti:
- Säilytä kaikki tositteet huolellisesti: Jokaisesta tulo- ja menotapahtumasta tulee olla tosite, kuten lasku tai kuitti. Muista säilyttää tositteet vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
- Hyödynnä kirjanpito-ohjelmia: Nykyään on saatavilla useita kirjanpito-ohjelmia, jotka tukevat yhdenkertaista kirjanpitoa. Ohjelmat helpottavat tulojen ja menojen kirjaamista ja mahdollistavat raporttien luomisen verotusta varten.
- Seuraa kassavirtaa säännöllisesti: Koska yhdenkertainen kirjanpito perustuu kassavirtaan, on tärkeää, että seuraat tulot ja menot säännöllisesti. Tämä auttaa sinua arvioimaan yrityksesi taloudellista tilannetta ja tekee verotuksesta sujuvampaa.
- Pidä henkilökohtaiset ja yrityksen rahat erillään: Yhdenkertainen kirjanpito ei poista tarvetta erottaa yrityksen ja henkilökohtaisia varoja toisistaan. Tämä auttaa verotuksessa ja vähentää sekaannusten riskiä.
Milloin yhdenkertainen kirjanpito ei riitä?
Vaikka yhdenkertainen kirjanpito on erinomainen ratkaisu monille pienyrittäjille ja toiminimiyrittäjille, se ei välttämättä riitä, jos yrityksen koko ja liiketoiminnan monimutkaisuus kasvavat. Esimerkiksi, jos yritys kasvaa merkittävästi tai se muuttuu osakeyhtiöksi, kahdenkertainen kirjanpito saattaa olla välttämätöntä. Kahdenkertainen kirjanpito mahdollistaa tarkemman seurannan, ja tietyissä tapauksissa se on jopa lakisääteisesti vaadittu suuremmille yrityksille.
Jos yritys harkitsee kasvua tai uusia investointeja, kahdenkertainen kirjanpito voi tarjota tarkemman kuvan taloudellisesta tilanteesta ja auttaa näin liiketoiminnan kehittämisessä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten yhdenkertainen kirjanpito eroaa budjetoinnista?
Yhdenkertainen kirjanpito keskittyy toteutuneiden tulojen ja menojen kirjaamiseen, kun taas budjetointi on suunnitelma tulevista tuloista ja menoista. Budjetointi auttaa yritystä ennakoimaan taloudellista tilannetta ja asettamaan tavoitteita, mutta se ei ole sama asia kuin kirjanpito. Molemmat ovat hyödyllisiä yrityksen talouden hallinnassa, mutta ne palvelevat eri tarkoituksia.
Voiko yhdenkertaista kirjanpitoa käyttää arvonlisäveron (ALV) kirjaamiseen?
Kyllä, yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävä yrittäjä voi kirjata arvonlisäveron (ALV). Kirjanpito-ohjelmissa on usein ominaisuuksia, jotka helpottavat ALVseurantaa ja raportointia yhdenkertaista kirjanpitoa käyttäville yrityksille. ALVlaskeminen ja maksaminen tulee kuitenkin tehdä Verohallinnon ohjeiden mukaan, ja ALV-velvollisen yrittäjän on ilmoitettava ja maksettava arvonlisävero säännöllisesti.
Onko yhdenkertainen kirjanpito hyväksyttävä tapa yrityksen rahoituksen hakemiseen?
Useimmat rahoituslaitokset hyväksyvät yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävien yritysten taloustiedot, erityisesti pienyrityksiltä tai yksinyrittäjiltä. Rahoituksen hakuprosessissa rahoittaja saattaa kuitenkin vaatia tarkempaa taloudellista selvitystä, kuten kassavirtalaskelmia tai muita lisätietoja, jotta yrityksen maksukyky ja taloudellinen tilanne voidaan arvioida riittävällä tarkkuudella.
Kletta on toiminimiyrittäjille suunniteltu kirjanpito sovellus, jolla yrittäjä automatisoi taloushallintonsa helposti yhdessä sovelluksessa vain 19€/kk + ALV.
Voit ostaa Kletta sovelluksen käyttöön: Osta Kletta tästä tai varaa aika maksuttomaan esittelyyn: Maksuton esittely
