Verkkolaskun lähettäminen toiminimellä voi tuntua monimutkaiselta, mutta todellisuudessa se on nopeaa ja helppoa oikean työkalun avulla. Verkkolasku ei ole PDF tai sähköpostiliite, vaan sähköinen lasku, joka siirtyy suoraan vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään. Yhä useammat yritykset – erityisesti suuret yhtiöt ja julkinen sektori – vaativat verkkolaskuja, joten toiminimiyrittäjän on hyvä olla valmis lähettämään verkkolaskuja.
Tässä blogissa kerromme, mitä verkkolasku tarkoittaa, miten sen voi lähettää toiminimellä ja mitä hyötyä siitä on. Tutustu myös Kletta kirjanpitosovellukseen, jota käyttää jo yli 1000 toiminimiyrittäjää Suomessa. (Vain 29€/kk)
Mikä verkkolasku on?
Verkkolasku on sähköisessä muodossa oleva lasku, joka kulkee automaattisesti lähettäjän ja vastaanottajan järjestelmien välillä. Se ei ole sähköpostissa lähetetty PDF, vaan teknisesti rakenteinen tiedosto (yleensä XML-muotoinen), jonka vastaanottaja voi käsitellä automaattisesti ilman manuaalista tietojen syöttöä.
Verkkolasku on:
- nopea ja luotettava
- virheetön verrattuna manuaalisesti käsiteltyihin laskuihin
- vaivaton ratkaisu myös pienyrittäjälle
- yhä useammin ainoa hyväksytty laskutusmuoto isommille asiakkaille
Voiko verkkolaskun lähettää toiminimellä?
Kyllä voi. Verkkolaskujen lähettäminen ei ole sidottu yhtiömuotoon – myös toiminimiyrittäjä voi täysin laillisesti lähettää verkkolaskuja asiakkailleen. Tärkeintä on, että käytössä on laskutuspalvelu tai ohjelmisto, joka tukee verkkolaskujen muodostamista ja lähettämistä.
Useat isot yritykset ja kunnat eivät enää ota vastaan laskuja sähköpostitse, vaan vaativat verkkolaskuja. Siksi myös toiminimellä toimivien yrittäjien on hyvä ottaa verkkolaskutus osaksi omaa toimintaa.
Miten verkkolaskun lähettäminen toiminimellä käytännössä toimii?
Verkkolaskujen lähettäminen onnistuu seuraavasti:
- Valitse palvelu, joka tukee verkkolaskutusta. Moni laskutus- tai kirjanpito-ohjelma tarjoaa verkkolaskumahdollisuuden.
- Tee lasku normaalisti ohjelmassa. Verkkolasku ei vaadi sinulta enempää sisältöä kuin tavallinen lasku.
- Syötä asiakkaan verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoitteen löydät usein TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta tai saat sen asiakkaalta.
- Lähetä lasku. Ohjelma hoitaa loput ja lähettää laskun automaattisesti oikeassa muodossa.
Miten verkkolaskun lähettäminen toiminimellä käytännössä toimii?
Esimerkiksi yritys, jonka Y-tunnus on 1234567-8, voi käyttää verkkolaskuosoitetta 003712345678. Muista kuitenkin varmistaa, että asiakasyrityksesi vastaanottaa verkkolaskuja. Yrityksen verkkolaskuosoitteen sekä välittäjätunnuksen voit hakea yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella esimerkiksi TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta.
Jos et halua käyttää kallista taloushallintojärjestelmää tai erillistä kirjanpitäjää, voit hoitaa kaiken itse helposti Kletta sovelluksella. Varaa maksuton esittely tai ota Kletta käyttöön tästä linkistä: Ota Kletta käyttöön
Kokeile helppoa tapaa laskujen lähettämiseen
Kletta on toiminimiyrittäjille suunniteltu kirjanpitosovellus, jonka avulla voit lähettää niin tavallisia kuin verkkolaskuja suoraan sovelluksesta. Kletta ei vaadi aiempaa kokemusta kirjanpidosta tai laskutuksesta – se automatisoi toiminimen kirjanpidon alusta loppuun, ja verkkolaskujen lähettäminen onnistuu muutamalla klikkauksella.
Kletan avulla:
- lähetät verkkolaskuja ilman manuaalista syöttöä
- hoidat myös kirjanpidon samalla kertaa
- säästät aikaa ja vaivaa ilman välikäsiä
Jos haluat hoitaa kaiken helposti, Kletta on yksi markkinoiden helppoimmista ja edullisimmista vaihtoehdoista.
Yhteenveto
Verkkolaskun lähettäminen toiminimellä on täysin mahdollista ja jopa suositeltavaa. Se parantaa ammattimaisuutta, täyttää asiakkaiden vaatimukset ja säästää aikaa. Verkkolaskutuksen käyttöönotto ei vaadi kallista ohjelmistoa tai kirjanpitäjää – yksinkertaiset työkalut, kuten Kletta, mahdollistavat helpon ja tehokkaan laskutuksen myös yksinyrittäjälle.
Jos et vielä lähetä verkkolaskuja, nyt on hyvä hetki ottaa se osaksi yrittäjän arkea! Varaa maksuton esittely Klettaan ja tutustu lisää markkinoiden helpoimpaan ratkaisuun!
Usein kysytyt kysymykset: Verkkolaskun lähettäminen toiminimellä
1. Onko toiminimen pakko lähettää verkkolaskuja?
Ei ole pakko, ellei asiakas sitä vaadi. Monet suuret yritykset ja julkisen sektorin toimijat hyväksyvät vain verkkolaskuja, jolloin niiden lähettäminen on käytännössä välttämätöntä, mutta mikään laki ei velvoita toiminimiyrittäjää itsenäisesti ottamaan verkkolaskutusta käyttöön.
2. Voiko toiminimi vastaanottaa verkkolaskuja vai vain lähettää niitä?
Kyllä, toiminimi voi myös vastaanottaa verkkolaskuja, kun sillä on verkkolaskuosoite ja siihen liitetty vastaanottopalvelu. Vastaanottaminen onnistuu esimerkiksi kirjanpito-ohjelman tai pankkipalvelun kautta.
3. Voiko verkkolaskuja lähettää yksittäistapauksina ilman jatkuvaa palvelusopimusta?
Kyllä, on olemassa palveluita, joissa voit lähettää yksittäisiä verkkolaskuja ilman kuukausimaksua. Tämä voi olla hyvä ratkaisu satunnaisesti laskuttaville yrittäjille. Jos taas lähetät laskuja säännöllisesti, jatkuva palvelu on usein kustannustehokkaampi.
4. Mitä tietoja verkkolaskussa täytyy vähintään olla?
Verkkolaskussa tulee olla samat tiedot kuin tavallisessa laskussa: laskuttajan ja vastaanottajan tiedot, Y-tunnus, laskun numero, päivämäärä, eräpäivä, ALV-erittely, laskutettava tuote/palvelu ja summa. Lisäksi tarvitaan vastaanottajan verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus.
