Tietosuojaseloste.

Tietosuojaseloste Kletta ohjelmistopalvelun käyttäjille.

Kuka on rekisterinpitäjä?

Tämän rekisterin ylläpitäjä on Kletta Oy (Y-tunnus: 3131376-3), Riskutie 42 B, 00950 Helsinki (”rekisterinpitäjä”).

Keiden tietoja rekisterissä on?

Tämän selosteen tarkoittamia rekisteröityjä ovat Kletta Oy:n hallinnoimaan palveluun rekisteröityneet käyttäjät ja palvelun entiset käyttäjät(”rekisteröity”) sekä muut henkilöt, joiden yhteystietoja luovutetaan rekisterinpitäjälle palvelun tarjoamiseksi.

Mitä tietoja rekisteröidyistä kerätään?

Rekisteröidyistä kerätään seuraavia tietoja:

• rekisteröidyn käyttäjän: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika ja –paikka, henkilötunnus ja kansallisuus;

• asiakaskommunikaatiossa mahdollisesti esiin tulleet tai vapaaehtoisesti luovutetut

henkilötiedot;

Voimme käsitellä arkaluontoisia tietoja vain, mikäli ne ovat tarpeen sopimuksellisten tai lakiin perustuvien oikeuksien tai velvollisuuksien hoitamiseksi lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

Miksi henkilötietoja kerätään ja mihin niitä käytetään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on palvelun tarjoaminen Kletta Oy:n ja käyttäjän välisen sopimuksen mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään asiakaspalvelutarkoituksessa ja tarjottavan palvelun hoitamiseksi ja kehittämiseksi, muun muassa:

• hallinnolliset asiat: asiakkaan rekisteröiminen, toiminimen perustaminen,

asiakaspalvelutehtävät;

• pääsynhallinta: käyttöjärjestelmän käyttäjä- ja kirjautumistiedot;

• veroasioiden hoitaminen: veroilmoitukset ja muut erikseen sovittavat toimet;

• asiakastyytyväisyyden selvittäminen: palautekyselyt, käyttäjätestaukset;

• lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden

hoitamiseen.

Rekisterinpitäjä ei käsittele rekisteröityjen henkilötietoja muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, jollei se ole välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Mistä lähteistä ja miten henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti palveluun rekisteröityvältä käyttäjältä. Lisäksi keräämme tietoja viranomaisilta ja julkisista tietolähteistä (esim. suomi.fi-palvelu, Oikeusrekisterikeskus, Verohallinto & kaupparekisteri) ja erilaisista informaatiota tuottavista järjestelmistä.

Käyttäjä voi myös syöttää rekisterinpitäjän hallinnoimaan palveluun omien asiakkaidensa henkilötietoja laskutukseen liittyvien tietojen yhteydessä. Näiden tietojen osalta kukin käyttäjä toimii rekisterinpitäjänä ja Kletta Oy ainoastaan järjestelmän ylläpitäjänä ja/tai tietojen käsittelijänä.

Kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa niitä tarvitseville tahoille, kuten

veroviranomaisille sekä muille vastaaville viranomaisille;

• yhteistyökumppaneille, palveluntarjoajille ja IT-järjestelmien tuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta sen puolesta ja ohjeiden mukaisesti (esim. tietojärjestelmät, pankki, vakuutusyhtiö); ja

• rekisteröidyn suostumuksella osapuolille, jota suostumus koskee.

Kun henkilötietoja luovutetaan eteenpäin viranomaisille, yhteistyökumppaneille tai palveluntarjoajille, rekisterinpitäjä pyrkii aina varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.

Miten henkilötietoja käsitellään ja säilytetään?

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja säilytetään suojatulla palvelimella, jonne pääsy on ainoastaan rekisterinpitäjällä ja rekisterinpitäjän valtuuttamilla teknisillä ylläpitäjillä.

Rekisterinpitäjän hallussa oleviin henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi ja kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Kuinka tietoja suojataan?

Rekisterinpitäjä pyrkii toteuttamaan tarkoituksenmukaiset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. On hyvä huomioida, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Kuinka pitkään kerättyjä henkilötietoja säilytetään?

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakaspalvelusuhteen ajan ja kuusi (6) vuotta sen päättymisestä jollei niiden edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämän kuten esim. rahanpesulain tai kirjanpitolain velvoitteen täyttämiseksi. Mikäli rekisteröity peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen asiakassuhteen päätyttyä, poistetaan rekistereistä ne tiedot, joiden säilyttäminen ei ole lakien tai viranomaisten määräysten tai ohjeiden nojalla välttämätöntä.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hallussa olevat henkilötiedot. Rekisteröity voi pyynnöstä saada sovellettavan lain mukaisesti tarkastettavaksi omat tietonsa toimittamalla kirjallisen pyynnön rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Samoin rekisteröity voi milloin tahansa esittää pyynnön henkilötietojensa oikaisemiseksi, päivittämiseksi tai poistamiseksi rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei välttämättä voida poistaa tai niiden käyttöä ei voida vastustaa tai rajoittaa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada meille toimittamansa henkilötiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa oikeutta saada henkilötietodot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeutta siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Keneen voin olla yhteydessä?

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi tai haluat lisätietoja tietoturva-asioista, voit ottaa yhteyttä asiakaspalvelumme kautta tietosuojan yhteyshenkilöön lähettämällä sähköpostia: support@kletta.com.

Rekisteröidyllä käyttäjällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet että rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tämä tietosujaseloste on laadittu 01.01.2024.