Lasku – Mitä se sisältää ja miten se tehdään oikein?

Selkeä laskutus on toimivan liiketoiminnan perusta

Laskun tekeminen on jokaiselle yrittäjälle ja toiminimiyrittäjälle olennainen osa liiketoimintaa. Olipa kyseessä ensimmäinen lasku tai jo vakiintunut käytäntö, on tärkeää tietää, mitä lasku sisältää ja miten se tulee laatia oikein. Tässä oppaassa käymme läpi laskun olennaiset elementit, arvonlisäveron (ALV) merkityksen ja annamme vinkkejä siitä, miten laskutusprosessi kannattaa hoitaa sujuvasti.

Mikä on lasku ja miksi se on tärkeä?

Lasku on virallinen asiakirja, jolla yritys veloittaa asiakkaaltaan palvelusta tai tuotteesta. Lasku toimii sekä yrityksen tulonlähteenä että kirjanpidon ja verotuksen kannalta tärkeänä dokumenttina. Verottajan säädösten mukaan laskun tulee sisältää tietyt pakolliset tiedot, jotta se täyttää lailliset vaatimukset ja jotta ALV voidaan raportoida oikein.

Lasku kannattaa laatia huolellisesti, sillä virheet voivat johtaa maksuviiveisiin tai tarpeeseen laatia korjauslasku. Lisäksi huolella tehty lasku antaa ammattimaisen kuvan yrityksestä ja edistää hyvää asiakassuhdetta. Lisätietoja laskutuksesta löytyy Verohallinnon verkkosivuilta.

Mitä laskussa tulee olla?

Laskun tulee sisältää tietyt peruselementit, jotta se täyttää verottajan vaatimukset ja on selkeä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Tässä ovat tärkeimmät kohdat, jotka jokaisen laskun tulee sisältää:

1. Laskun päivämäärä: Laskun laatimispäivä osoittaa, milloin lasku on luotu. Tämä on tärkeää erityisesti maksuehtojen ja kirjanpidon kannalta.
2. Laskun numero: Laskulla tulee olla yksilöivä numero, joka auttaa laskujen järjestämisessä ja seurannassa. Numeroinnin tulee olla juokseva, eli jokainen lasku on numeroitava peräkkäin ilman aukkoja.
3. Laskuttajan tiedot: Laskuttajan eli myyjän tiedot, kuten nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Y-tunnus on erityisen tärkeä, sillä se osoittaa yrityksen olevan rekisteröity.
4. Vastaanottajan tiedot: Laskun saajan eli asiakkaan tiedot, kuten nimi, osoite ja yrityksen Y-tunnus, mikäli kyseessä on yritysasiakas.
5. Palvelun tai tuotteen kuvaus: Jokainen laskutettava erä on kuvattava selkeästi, jotta asiakas tietää, mistä hän maksaa. Tähän kohtaan lisätään myös määrä, hinta yksikköä kohden sekä ALV-erittely.
6. Maksuehdot ja eräpäivä: On tärkeää ilmoittaa, milloin lasku tulee maksaa. Yleinen maksuehto on 14–30 päivää laskun päivämäärästä. Myös viivästyskorko voidaan mainita, jos maksua ei hoideta ajoissa.
7. Arvonlisävero (ALV): Jos yrityksesi on ALV-velvollinen, laskussa tulee eritellä arvonlisäveron osuus. ALVosuus ilmoitetaan sekä prosenttina (25,5 %) että euromääräisenä. ALV vapautettu yritys voi merkitä laskuun “ALV 0%”. Lisätietoa ALV käsittelystä löytyy Verohallinnon ALV-oppaasta.
8. Laskun kokonaissumma: Yhteensä maksettava summa, joka sisältää kaikki rivikohtaiset laskutuserät ja ALV osuuden.

Miten ALV vaikuttaa laskutukseen?

Arvonlisävero (ALV) on kulutusvero, joka lisätään tuotteiden ja palvelujen hintoihin. ALV-velvollisen yrityksen tulee lisätä laskuihinsa oikea ALV-prosentti, joka on Suomessa nykyisin 25,5 % useimmille tuotteille ja palveluille. Joillekin tuotteille ja palveluille, kuten elintarvikkeille ja lääkkeille, on alennettu ALV-prosentti.

Jos yrityksesi liikevaihto ylittää 15 000 euroa vuodessa, sinun on rekisteröidyttävä ALV-velvolliseksi ja lisättävä ALV kaikkiin myyntilaskuihin. ALV maksaminen Verohallinnolle tapahtuu yleensä joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa yrityksen valinnan mukaan.

Miten laskun voi laatia?

Laskun voi laatia monella eri tavalla, ja vaihtoehdot riippuvat siitä, kuinka monimutkainen yrityksen liiketoiminta on ja kuinka paljon laskuja vuodessa laaditaan. Tässä muutamia yleisiä tapoja laatia lasku:

• Excel tai Word: Laskun voi luoda taulukkolaskentaohjelmalla, kuten Excelillä, tai tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten Wordilla. Tämä sopii hyvin, jos laskuja tehdään vain satunnaisesti.
• Laskutusohjelma: Monille yrityksille laskutusohjelma on helppo ja tehokas ratkaisu. Ohjelmat sisältävät kaikki tarvittavat kentät, jolloin laskujen täyttäminen on nopeaa. Laskutusohjelmat tarjoavat myös automaattisia toimintoja, kuten laskunumeroinnin ja asiakkaiden tietojen tallentamisen.
• Kirjanpito-ohjelma: Joissakin kirjanpito-ohjelmissa on sisäänrakennettu laskutustoiminto, jonka avulla laskut tallentuvat suoraan kirjanpitoon. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos haluat automatisoida yrityksen taloushallintoa. Esimerkiksi Klettalla toiminimiyrittäjän on helppo luoda ja lähettää laskuja, ja kaikki tallentuu automaattisesti kirjanpitoon. Voit tutustua lisää Kletan ominaisuuksiin täältä: kletta.fi/ominaisuudet.

Lue lisää toiminimiyrittäjän laskutuksesta: Laskutus toiminimellä

Usein kysytyt kysymykset laskutuksesta

1. Mitä teen, jos asiakas ei maksa laskua?
Jos asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä, lähetä muistutuslasku ja voit periä viivästyskorkoa. Jos maksua ei kuulu, voit harkita laskun perintää tai kääntyä perintätoimiston puoleen.

2. Voiko laskussa olla sama eräpäivä kuin sen lähetyspäivä?
Yleensä eräpäivä on 14–30 päivää laskun lähetyksestä, jotta asiakas ehtii maksaa laskun ajoissa. Eräpäivän ja lähetyspäivän asettaminen samaksi voi aiheuttaa maksuviiveitä.

3. Voiko yksityishenkilö laskuttaa ilman Y-tunnusta?
Yksityishenkilö voi laskuttaa ilman Y-tunnusta satunnaisesti, mutta säännöllinen liiketoiminta vaatii Y-tunnuksen, ja ALV-velvollisuus voi tulla ajankohtaiseksi.

Vinkkejä tehokkaaseen laskutukseen

• Varmista tietojen oikeellisuus: Tarkista aina laskun tiedot, erityisesti eräpäivä ja summat, jotta vältät korjauslaskujen tarpeen.
• Selkeä erittely: Laskun sisällön tulee olla selkeä, jotta asiakas ymmärtää helposti, mistä veloitus koostuu. Voit luoda helposti selkeät laskut Kletan avulla.
• Pidä kirjaa laskuista: Kirjanpidossa on hyvä säilyttää kaikki laskut ja kuitit. Näin voit helposti seurata liiketoiminnan tuloja ja varmistaa, että kaikki on ajan tasalla verotuksessa.

Laskutuksen hoitaminen sujuvasti auttaa liiketoimintaa pysymään järjestyksessä ja edistää ammattimaista asiakaskokemusta. Laskutusohjelmat ja kirjanpito-ohjelmat voivat helpottaa prosessia ja tehdä laskutuksesta suoraviivaista ja luotettavaa. Lisätietoa laskutukseen liittyvistä vaatimuksista löydät Verohallinnon sivuilta.

Varaa aika Kletan maksuttomaan esittelyyn: https://www.kletta.fi/varaa-esittely/